El Costo Oculto de la Automatización: Por qué las Soluciones Rápidas se Quedan Cortas en TI

Veo esta tendencia de servicios de “automatización” surgir de personas principiantes no relacionadas con TI sin un conocimiento adecuado de la gestión de riesgos del CTO y las consecuencias del éxito a largo plazo del proyecto.

¿Qué quiero decir? Cada vez más personas sugieren: “Oye, hagamos una solución corporativa sin programación personalizada, solo usando Shopify o cinco aplicaciones diferentes como resultado de Frankenstein”.

Es porque no necesita programación y es más rápido porque no necesitas crear adaptaciones personalizadas. ¿Es esto realmente cierto?

Imaginemos una situación en la que intentas ahorrar dinero en integraciones de mercado. Para hacer eso, eliges ahorrar dinero y utilizar soluciones de tienda listas para usar para reunirlas porque las integraciones ya están hechas. Parece más barato, más fácil y ¡listo!

Luego te das cuenta de que no te gusta la administración y no hay una administración de productos fácil y masiva en el sistema. En lugar de simplemente agregar esta funcionalidad al sistema actual, creas otra integración con el sistema basado en la nube para resolver el problema de la administración masiva. Es como si cada vez que necesitas algo más, en lugar de escalar, agregas una nueva aplicación de terceros.

¿El resultado? Un sistema de tienda sin comercio electrónico real solo para integraciones. Tres módulos de terceros están instalados en el sitio de comercio electrónico. Se necesita una integración personalizada para completar todos los datos en el sistema. Un sistema SaaS en el que ahora dependes solo para una mejor administración. Esto significa que si cambian la forma en que opera el sistema, nadie pregunta si te gusta o no; necesitas adaptarte.

¿Qué podríamos tener aquí? Aquí podríamos tener un sistema PIM especificado para resolver este problema. Sí, las integraciones costarían el doble o el triple, pero en última instancia, nuestra solución es independiente de cualquier servicio de terceros. También tenemos un panel de control (más fácil de mantener, más fácil de enseñar a los principiantes, los procesos son transparentes), y podemos escalar este proyecto rápidamente porque hay menos dependencias. Después de todo, no hay integraciones innecesarias que necesitemos tener en cuenta y que generalmente cambian cada vez que pensamos en una nueva característica del proyecto.

Profundicemos.

Primero, los problemas comienzan al tener casi cinco paneles diferentes (administrativos, de comercio electrónico, fuentes de datos, etc.) y integraciones entre ellos. ¿Qué significa esto? Si tienes cinco paneles y los empleados cambian estadísticamente cada dos años, necesitas tener una documentación muy buena y alguien que explique a cada principiante cómo funciona este Frankenstein, o eventualmente morirá porque nadie recuerda ni entiende cómo funciona.

En segundo lugar, cada persona no relacionada con TI o gerente de proyecto o analista junior debería entender que cada integración es un riesgo de TI a largo plazo. ¿Qué significa esto? Esto significa que las integraciones están cambiando, y las integraciones tienden a necesitar tiempo adicional para probar y verificar. Por lo tanto, podrías calcular la cantidad de integraciones y duplicar este número para saber qué tan arriesgado se vuelve tu proyecto: más integraciones, más mantenimiento, más preguntas diarias como “¿por qué este precio es este y no aquel,” etc.

En tercer lugar, el problema radica en las personas que configuran estos Frankensteins. Por lo general, necesitan quedarse en el proyecto más tiempo para ver si su producto funciona y resuelve el problema con el prometido bajo costo. Estas personas miden el éxito diciendo: “Oye, es posible; mira lo que he hecho.” Sin embargo, el verdadero éxito del proyecto de TI no se mide por la primera fase inicial, sino por los 3 o 5 años de mantenimiento y escalabilidad. He visto muchas situaciones en las que Frankenstein muere cuando el creador abandona la empresa.

En cuarto lugar, supongamos que tienes éxito y el proyecto de inicio tiene éxito. Solo cuando este Frankenstein se vuelve tan complicado y desagradable, comenzarás a pensar en cómo simplificar todo. Volverás a las soluciones personalizadas, un sistema, un panel de control y programación personalizada, porque aprenderás y entenderás cómo quieres que sea el proceso, y generalmente, para hacer el proceso como deseas, se requiere programación personalizada y no adaptar aplicaciones de terceros con sus restricciones. Esto significa que si gastaste el dinero correctamente desde el principio, solo necesitarías escalar, y si puedes rehacer todo, perderás tiempo simplemente estableciendo un nuevo proceso nuevamente y aumentarás el riesgo de volver a hacerlo.

En conclusión

La automatización sin programación o soluciones económicas basadas en tarifas mensuales es un excelente comienzo para el proyecto, al igual que Excel es un gran comienzo para cualquier proceso. Esto también es un éxito si eres dueño de esa startup y no abandonarás la empresa o el proceso que construiste con ella.

Sin embargo, mi experiencia muestra que esto es diferente para las grandes empresas corporativas con gerentes de proyecto cambiantes, directores ejecutivos abrumados con mucho otro trabajo y falta de atención, y empresas que contratan programadores externos y necesitan ser eficientes.

Para empresas corporativas basadas en la gestión de riesgos de TI, la escalabilidad y el mantenimiento, un sistema adecuado con programación ahorrará dinero durante 5 años y evitará muchos dolores de cabeza.

Mis sugerencias: evitar la trampa de una configuración fácil, casi gratuita, que puede resultar en dolores de cabeza a largo plazo y el riesgo de volver a hacer todo nuevamente en solo uno o dos años.

¿Cuál es tu opinión?